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Usos y beneficios de la validación comercial

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A diferencia de la validación fiscal, gobernada por el Sistema de Administracion Tributaria  (SAT) a través del anexo 20 y ligada a la miscelánea fiscal emitida cada año, la validación comercial es una práctica de negocio que cada empresa puede definir según sus necesidades para regir los procesos de cuentas por pagar con su ecosistema de proveedores.                       

                      

Su objetivo final es  lograr el 3 Way Match  (3WM) dentro de los sistemas administrativos, a fin de comprobar en la factura electrónica (FE)  del proveedor que el material  solicitado  vía Orden de Compra (OC) coincida con lo entregado al almacén o cumpla con las condiciones  de  servicio, al darle ingreso en sistema con un número de Recibo Interno  (GR) a través de información adicional a lo requerido por el SAT.

Los datos generalmente solicitados  en este proceso, como mínimo, son:

  • Número de OC que generó el pedido 
  • Número de entrada de mercancía al almacén o CEDIS receptor 
  • Código del almacén al que se entrega el producto o servicio 
  • Código del  proveedor 

Debido a esta flexibilidad, la adenda es una herramienta muy útil para las empresas receptoras. Sin embargo, para la cadena de proveedores suele ser un reto su utilización, dado que deben agregar la adenda a su factura electrónica sin afectar los puntos regidos por el SAT para garantizar su validez.  

Considerando esta posibilidad está permitido, dentro de un espacio adicional a la factura electrónica llamado adenda, que las empresas reciban la información comercial no regulada y que puede ser tan extensa o simplificada como el proceso de su empresa requiera. 

Es importante acotar que para la implementación de la validación electrónica se debe realizar un proceso de concientización con los proveedores, ya que serán ellos quienes harán la entrega de la información adicional, por lo que hacerles el proceso de cambio  lo más sencillo posible es un factor de éxito   para su pronta implementación.

Algunos factores a considerar a la hora del proceso de implementación son:

a) Generar un punto de contacto donde la información requerida para la adenda sea accesible a los proveedores. 

b) Facilitar diversos medios de integración y entrega de la adenda en función a la sofisticación tecnológica de su cadena de suministro,  por ejemplo  para masificar la adopción como: 

  1. Captura manual y envió en línea
  2. Recepción a través de correo electrónico 
  3. Generación en plataformas alternas que no toquen el componente fiscal
  4. Recepción a través de  protocolos de comunicación masiva como FTP, AS2, VAN 

c) Incluir mesas de soporte que acompañen en el proceso de validación inicial de adenda a los proveedores 

d) Dar retroalimentación de los diversos errores en adenda por los cuales una factura no es aceptada para pago y apoyar en el seguimiento y resolución de los mismos a través de un equipo especializado en soporte, tanto tecnológico  como  fiscal. 

  • Simplificar los procesos de cuentas por pagar 
  • Disminuir el tiempo  en actividades transaccionales del equipo de Cuentas por Pagar
  • Cumplir con los periodos de crédito a proveedores que entreguen facturas validas fiscalmente y adendadas correctamente
  • Controlar de manera medible y sistematizada los diversos gastos generados
  • Facilitar los procesos para las áreas de auditoría interna y de la autoridad fiscal. 
  • Alinear el área de Cuentas por Pagar a disposiciones corporativas internacionales como Sarbanes Oxley  (SOX).  

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