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PLANEACIÓN COLABORATIVA

Cuando se habla de project management

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En cuestión de Administración de Proyectos, casi siempre se asume que se trata de algo individual, pero conforme los equipos se han vuelto más extensos y el trabajo más digital, es importante contar con herramientas aptas para un equipo que trabaja por el mismo objetivo; donde cada participante tiene un rol diferente para aumentar la productividad del personal.

                  

La Administración de Proyectos en equipos multidisciplinarios puede resultar complicada; se deben establecer metas, fechas y tareas. Para lograrlo, debe haber mucha comunicación entre las diferentes áreas para poder monitorear la velocidad con la que se avanza así como el progreso y esfuerzo de los miembros, el cuál debe ser recompensado.

Una vez que la meta está definida, se debe tener un plan claro para poder llegar a ella. Ese plan debe establecer varias responsabilidades entre los miembros del equipo, en varias fases del proyecto, así como fechas en las que se podrá medir el progreso y generar estadísticas comparativas para pronosticar el resultado. 

Los miembros del equipo deben estar conscientes del rol que ocupa cada quien y que recursos utilizan/necesitan y brindan a la mesa. Comunicación constante entre todos es clave para recabar información y hacer proyecciones sobre el proyecto, sobre todo si están trabajando por separado o en ubicaciones remotas. Una de las herramientas necesarias es un ERP para ir registrando información y en cuanto a actualizaciones y comentarios, es vital el uso del correo electrónico.

El líder del equipo debe conocer muy bien a sus miembros. Debe entender los puntos débiles, pero también las fortalezas para tener un aprendizaje, desde cómo explicar el proyecto y poder compartir un historial, hasta generar un plan de contingencia en casos especiales.  Le debe brindar al equipo seguridad y espacio para que aprendan y crezcan. Para que a largo plazo, hagan uso de sus habilidades y desarrollen otras sobre la marcha, es importante brindarles tareas variadas y que no se acostumbren a lo mismo con temas sistemáticos porque, en el momento en el que su trabajo deja de ser desafiante o retador, se aburren, dejan de dar resultados y - en los peores casos - hasta pueden dejar la empresa.

También, es su responsabilidad el darles poder para que el equipo responda, dependiendo de la actitud del líder. Así pues, se recomienda cosechar un ambiente de confianza donde se les involucre en procesos y en toma de decisiones y que puedan expresar su opinión.

 

El líder también debe apoyar a su equipo en todo momento, aprender a aceptar los errores que puedan suceder. Se debe comprender que a veces el equipo se sentirá cansado, indiferente, apático o simplemente estresado por la carga de trabajo. Se debe trabajar para minimizar estas situaciones.

 

Por último, el espíritu entre el equipo depende de cómo se lleven o cómo se lleva a cabo el ambiente de trabajo. Habrá veces en los que serán tiempos difíciles y los egos de cada quien saldrán a relucir; nunca hay que olvidar que están todos juntos en el proyecto y se necesitan mutuamente para poder llevarlo a cabo; promoviendo un ambiente de confianza y de respeto. 

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