Para efectuar de manera adecuada la digitalización de procesos, se requiere conjuntar la implementación de un Sistema de flujos de trabajo, la integración de estos con una base de datos, ya existente o desarrollada a propósito y el proceso de digitalización que incluye las labores de clasificación, escaneo, e indexación.

Para mejorar la calidad de las organizaciones y el nivel de sus servicios al rediseñar sus procesos, contar con una base de datos interactiva de información, mantener actualizado las bases de datos e integrar un sistema de control de gestión universal basado en procesos para procesos internos y externos

Se requiere redefinir y eficientar los procesos para luego automatizarlos mediante la integración de herramientas y la automatización de flujos de trabajo (workflow), la digitalización de los documentos , la integración de bases de datos, y el establecimiento de un portal que soporte la integración de procesos electrónicos.

Los flujos de trabajo (workflow) , son principalmente de los siguientes tipos:

	Automatización de los flujos operativos de su organización
	Autorización en línea los trámites y procesos administrativos
	Reducción del tiempo de procesos administrativos y operativos al mínimo
	Agregación archivos que muestren documentos reales de cada operación
	Control de una manera remota las operaciones en tiempo real
	Cuando se lleva un registro escrito y centralizado de las operaciones

Para el proceso de digitalización, se requiere la instalación y operación de un centro de conversión de documentos, que se encargue de colocar al alcance del personal autorizado todos sus documentos, organizándolos en una estructura que permita la localización ágil de los mismos, con el fin de incrementar la productividad del personal al facilitar su manejo y disminuir los tiempos de integración de los documentos.

Se considera la digitalización de documentos indexados en un archivo electrónico que permite a los usuarios navegar por los documentos desde sus computadoras personales. A los documentos electrónicos se les aplica un proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) , para poder realizar búsquedas avanzadas sobre ellos.

Se puede incluir el desarrollo de una base de datos y sistemas transaccionales para tener visibilidad sobre las operaciones efectuadas y permite actuar de manera proactiva al respecto

Se desarrollan de acuerdo a las necesidades trámites electrónicos que, con la implementación de este sistema, revisará en cada proceso una lista de requisitos que será conocida por el usuario mediante el portal y si es el caso, notificará en el momento al solicitante la necesidad de entregar documentos faltantes, se digitaliza toda la información que sea presentada e iniciará el flujo electrónico adecuado