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 Las
empresas que efectúan compras considerables han logrado
importantes ahorros y mejoras en procesos cuando implementan soluciones
de compras electrónicas que les permiten comprar mejor
al provocar competencia sistemática entre sus proveedores,
centralizar sus compras, efectuar compras por volumen considerando
el total de sus compras para un período, ordenar el proceso
para requerir en todos los casos 3 cotizaciones de cada compra,
y en su caso una justificación cuando se compren productos
de mayor precio, así como ordenar y centralizar toda la
información respecto de sus proveedores, que productos
les han surtido, a que precios, e incluso datos de sus productos,
de su personal, etc.
Los beneficios de un proyecto
de este tipo están asociados a los beneficios que se obtienen
por la implementación de diferentes estrategias de reducción
de costos y mejoras en procesos que impactan en los precios principalmente
por los siguientes elementos
Sistema basado en Web donde los
compradores organizan su comunicación con proveedores,
desde el proceso de requisición y autorización,
hasta el proceso de comunicación con el proveedor, confirmación
de almacén, notificación de pago y manejo de la
logística correspondiente.
El sistema cuenta con una base
de datos de los proveedores de una empresa, que a su vez cuenta
con un catálogo de productos, y de cada uno de estos información
tanto en campos, como en archivos anexos, que permite a los compradores
el poder llevar a cabo sus operaciones en relación al proveedor
de referencia de una manera ordenada.
El sistema permite que los diferentes
perfiles involucrados en el proceso de compras, desde el requísitor,
el comprador, el autorizador, el almacenista, entre otros participen,
cada cual efectuando las labores propias de su función,
de manera digital, y tener al alcance información del grado
de avance de este proceso.
La herramienta cuenta con los
elementos para por una parte solicitar a varios proveedores una
cotización del producto de su interés y por la otra
solicitar a proveedores alternativos información de sus
productos para tomarla en cuenta en sus compras, tiene módulos
complementarios que permiten estimar costos de importación,
fletes y aranceles, y poder hacer comparativos en condiciones
de igualdad.
El sistema incluye toda la comunicación
con el proveedor, desde la generación de la orden de compra
en medios electrónicos lo cual permite eliminar errores
en la generación de las mismas, y dar certeza al proveedor
de los productos requeridos, hasta incluir en las mismas conversaciones
aclaraciones diversas que sean procedentes. Las empresas que han
implementado sistemas de compras electrónicas han obtenido
diversos beneficios, por una parte por una reducción de
costos al obtener ahorros significativos y por otra al mejorar
sensiblemente sus procesos.
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